POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
PAULA CATALINA SANCHEZ MUÑOZ, propietaria del establecimiento de comercio denominado: KIUSHA; con fundamento en lo señalado por el artículo 15° de la Constitución Política de Colombia y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013; adopta y pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados y el público en general, la siguiente Política para el tratamiento de la información o datos personales que llegare a obtener y conocer por los distintos medios o canales de comunicación disponibles por LA EMPRESA KIUSHA.
AMBITO DE APLICACIÓN, BASE DE DATOS Y CONSULTA DE LA POLÍTICA.
CAPÍTULO I
IDENTIFICACIÓN DE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y LA BASE DE DATOS.
NOMBRE DEL PROPIETARIO: PAULA CATALINA SANCHEZ MUÑOZ
NOMBRE COMERCIAL: KIUSHA
IDENTIFICACIÓN: NIT 30234032-1
DIRECCION COMERCIAL: CARRERA 23 N° 55 – 130 PARTE BAJA
CIUDAD: MANIZALES
DEPARTAMENTO: CALDAS
PAÍS: COLOMBIA
CORREO ELECTRONICO: kiushainfo@gmail.com
SITIO WEB: www.kiusha.com
TELEFONO: 3008705025
CAPÍTULO II
FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
LA EMPRESA KIUSHA utilizará los datos personales provenientes de empleados, clientes, proveedores, y terceros para las siguientes finalidades:
- Desarrollar la relación comercial que se llegue a establecer con el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del responsable del tratamiento.
- Desarrollar y evaluar las relaciones laborales que existan con sus empleados, vinculados y contratados.
- Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.
- Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, y contractuales previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
- Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.
- Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, y públicos de sus titulares, con quienes genere una relación comercial.
- Busca llevar a sus Usuarios y Suscriptores información y beneficios de valor agregado, los cuales considera son útiles para las relaciones comerciales.
- Con relación a los empleados la finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
- Con relación a los proveedores la finalidad busca contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento según la razón social de LA EMPRESA KIUSHA.
- Buscar la información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones.
CAPÍTULO III
AMBITO DE APLICACIÓN:
Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de LA EMPRESA KIUSHA.
BASE DE DATOS:
Las políticas y procedimientos aplican a la Base de Datos que maneja LA EMPRESA KIUSHA y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley.
CONSULTA DE LA POLÍTICA:
La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial Web de LA EMPRESA KIUSHA “www.kiusha.com”, presentando fácil consulta y acceso por parte de los clientes, empleados, proveedores y público en general.
CAPÍTULO IV
DEFINICIONES.
Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular de la Información: Persona natural o jurídica, pública o privada cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales, promocionales o afines.
CAPÍTULO V
DERECHOS DE LOS TITULARES.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento de acuerdo con el procedimiento aquí establecido:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA KIUSHA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autor
- Ser informado por LA EMPRESA KIUSHA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA KIUSHA, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. O cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales LA EMPRESA KIUSHA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA KIUSHA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Conocer de manera clara y previa a cualquier relación comercial con LA EMPRESA KIUSHA las Políticas de tratamiento de sus datos personales y solicitar aclaración sobre las mismas.
- Las demás que se encuentren establecidas en la Ley que regula la materia.
CAPÍTULO VI
EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad.
En consecuencia los canales establecidos por LA EMPRESA KUISHA para el ejercicio de sus derechos como Titular serán la dirección física y/o electrónica señalada en esta política y que serán los únicos canales habilitados para establecer las relaciones comerciales válidas entre cliente y LA EMPRESA KIUSHA.
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.
Los Titulares, sus causahabientes o representantes debidamente constituidos podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de LA EMPRESA KIUSHA.
El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de dicha solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular, sus causahabientes o representantes debidamente constituidos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, (nombre completo, identificación cédula de ciudadanía o NIT, dirección física y electrónica y teléfonos); la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y acompañando los documentos o elementos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA KIUSHA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
- Transcurridos UN (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y LA EMPRESA KIUSHA archivar la reclamación sin ningún otro procedimiento.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado o reclamante.
- Una vez recibido el reclamo completo, LA EMPRESA KIUSHA incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
- Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
- Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPITULO VIII
TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.
LA EMPRESA KIUSHA procurará que exista plena armonía entre las políticas establecidas en este documento y las normas legales vigentes que regulan todo lo relacionado con información personal. Para ello se compromete a:
- Tratar los datos personales comunicados de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, con las leyes aplicables, y conforme a los principios establecidos en la Constitución y en la Ley.
- Salvaguardar la seguridad y guardar la confidencialidad de la información de carácter personal transmitida a LA EMPRESA KIUSHA.
CAPITULO IX
MEDIDAS DE SEGURIDAD, CONFIDENCCIALIDAD Y GARANTIA DE LA BASE DE DATOS.
LA EMPRESA KIUSHA maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS:
LA EMPRESA KIUSHA aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.
GARANTÍAS DE ACCESO AL TITULAR A LOS DATOS PERSONALES:
LA EMPRESA KIUSHA garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
ACTUALIZACIÓN DE LAS BASE DE DATOS:
Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012. De acuerdo con la solicitud que para efecto de la actualización sea solicitada por el titular directamente a LA EMPRESA KIUSHA.
CAPITULO X
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
LA EMPRESA KIUSHA, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha. Se han establecido los repositorios electrónicos para salvaguardar la información.
CAPITULO XI
FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Dentro de las funciones del responsable del tratamiento de los datos personales, se encuentra el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:
1). Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
2). Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la empresa.
3). Integrar y enlazar todas las áreas de la empresa para asegurar una implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales.
4). Verificar y auditar que las Bases de Datos de la empresa sean registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos, y actualizar el reporte según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
5). Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de datos personales.
6). Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de la empresa, para liderar el programa de capacitación en la protección de datos personales.
7). Garantizar que, dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto.
8). Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que por las condiciones de su trabajo, tengan acceso a las Bases de Datos.
9). Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales.
10). Obtener cuando sea requerido, las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO XII
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y LA BASE DE DATOS PERSONALES.
La presente Política de Tratamiento de Información de LA EMPRESA KIUSHA se encuentra vigente desde el año 2020.
LA EMPRESA KIUSHA. conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados, o mientras duren los encargos conferidos por el responsable del Tratamiento, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando corresponda.
PAULA VALENTINA SANCHEZ MUÑOZ propietaria del establecimiento de comercio: KIUSHA, para todos los efectos legales, comerciales y contractuales se denomina LA EMPRESA KIUSHA acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado por el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta, aplica y comunica la presente Política para el Tratamiento de los Datos Personales; manifestando que se garantizará la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades de LA EMPRESA KIUSHA, y
Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a LA EMPRESA KIUSHA, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple y se deja sin efecto, acuerdos y políticas os
A comunicar cualquier cambio sustancial de la presente política en protección de datos personales, informando a través de la página web de LA EMPRESA KIUSHA, o mediante una comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección registrada por éstos en la base de datos.
Para constancia se firma en Manizales, a los 30 días del mes de septiembre del año 2020.